Vergabe und Beschaffung leicht gemacht

Protkolle

Mithilfe des antwortING Vergabetools einfach, schnell und mobil während eines Beschaffungsprozesses Daten aufnehmen, strukturieren und verwalten.

Innerhalb eines Beschaffungsprozesses, zum Beispiel im Rahmen der Anschaffung eines neuen HLF (Hilfeleistungslöschfahrzeuges), müssen sehr viele Daten aufgenommen und abgestimmt werden. Während eines Vergabeverfahrens treten wiederkehrend Mängel oder unzureichende Erfüllungen einzelner Ansprüche des Kunden an dem Objekt auf. Handgeschriebene Protokolle reichen in dieser Größenordnung meistens nicht mehr aus und gestalten sich insbesondere in der Nachbearbeitung als zeitaufwändig und unpraktisch. Fehlinterpretationen durch unverständliche Notizen und offene Punkte können nur umständlich wieder aufgearbeitet werden.
Um da noch einen Überblick zu haben, kann mithilfe des antwortING Vergabetools ein Projekt zur Beschaffungsmaßnahme angelegt werden.

Das antwortING Vergabetool kann vor allem umfassend für die Objektüberwachung genutzt werden. Es ist kein umständliches Erstellen von Abnahmechecklisten o.Ä. notwendig. Das gesamte Leistungsverzeichnis wird bereits zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens im Vergabetool erstellt und kann jederzeit angepasst werden.
Ein beispielhaftes Leistungsverzeichnis (Auszug) eines anzuschaffenden Einsatzfahrzeuges der Feuerwehr ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Geschrieben von:

Ing. Yannick Harder, M.Sc.
Senior Associate

Kontakt

In seiner Gänze bietet das antwortING Vergabetool eine Menge Chancen um Vergabeprozesse für die Durchführenden deutlich angenehmer und insbesondere schneller und strukturierter zu gestalten. Die Kundenzufriedenheit aus unseren Projekten spiegelt diese Einschätzung genau wieder.

Innerhalb des Tools können einzelne Termine erstellt werden. Hat man zum Beispiel Zwischengespräche, mehrere Abnahmen oder einen Mailverkehr, können diese als einzelne Termine eingetragen werden. Sämtliche Termine und Protokolle zu Abnahmen werden innerhalb der Anwendung dokumentiert und gesteuert. Die Bildergalerie zeigt beispielhaft die Projektübersicht einer Termindokumentation mit geplanten und tatsächlichen Zeitpunkten für Abstimmungen sowie den zugehörigen Protokollen.

Während eines Projektes ist die gesamte Dokumentation zu der betroffenen Leistungsposition inklusive Bilder und Protokolle abrufbar. Der Sachstand zur Abnahme einzelner Leistungspositionen oder übergeordneter Leistungskategorien des Leistungsverzeichnisses ist mit Hilfe eines übersichtlichen Dashboards jederzeit einsehbar. Der Projektfortschritt kann ebenso wie eine zeitliche Einordnung des Projektes eingesehen werden.

Der Datenbankstand des Vergabetools bzw. sämtliche Elemente eines Projektes, wie z.B. die dokumentierten Protokolle können jederzeit exportiert werden, um es in andere gewünschte Dokumentenformate überführen zu können (z.B. angepasstes oder ergänztes Leistungsverzeichnis im Anschluss an einen Nachtrag).

Zusätzlich zu diesen Funktionen existiert eine mobile Version des antwortING Vergabetools, welche problemlos auf alle digitalen Geräte in Form einer App geladen werden kann. Diese können dann in der Praxisanwendung zum Beispiel bei Abnahmen mitgeführt und einzelne Protokollpunkte schnell vor Ort eingetragen werden.
Es kann ebenfalls innerhalb von Sekunden ein Foto mit dem mobilen Gerät geschossen und dieses einem Leistungspunkt angefügt werden. So gibt es die Chance, im Nachhinein die Ausführung noch einmal genauer zu betrachten oder anderen Personen, die nicht die Möglichkeit hatten bei dem Termin zu sein, den Leistungspunkt mithilfe der Visualisierung besser darstellen zu können.

In seiner Gänze bietet das antwortING Vergabetool eine Menge Chancen um Vergabeprozesse für die Durchführenden deutlich angenehmer und insbesondere schneller und strukturierter zu gestalten. Die Kundenzufriedenheit aus unseren Projekten spiegelt diese Einschätzung genau wieder.

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